Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy sięgnąć nie tylko do Kodeksu pracy (dalej k.p.), ale także do innych aktów prawnych. W art. 172 k.p. wskazano, że za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.
Szczegółowe zasady dotyczące ustalania wynagrodzenia za czas urlopu reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego
Na samym początku musimy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Na wynagrodzenie urlopowe składa się wynagrodzenie stałe oraz inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Do takich świadczeń należą m.in.:
- premia regulaminowa,
- wynagrodzenie za nadgodziny (łącznie z dodatkiem),
- dodatek funkcyjny, stażowy,
- różnego rodzaju prowizje.
Uwaga: Świadczenia te są uwzględniane, o ile przysługują za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Premie kwartalne lub roczne nie są brane pod uwagę w ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Składniki nie uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym (§ 6 pkt 7a rozporządzenia urlopowego)
Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie są uwzględniane m.in.:
- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za realizację określonych zadań lub osiągnięcia,
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy lub przestoju niezawinionego przez pracownika,
- gratyfikacje jubileuszowe,
- wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym za urlop,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- ekwiwalent pieniężny za urlop,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne,
- odprawy emerytalne, rentowe lub inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenie lub odszkodowanie za rozwiązanie stosunku pracy.
Zasady rozliczania wynagrodzenia urlopowego
Składniki stałe (określone w stałej stawce miesięcznej) są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w pełnej wysokości, jaka przysługuje w miesiącu korzystania z urlopu.
Składniki zmienne (przysługujące za okresy miesięczne) uwzględnia się w wysokości wypłaconej w trzech miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc urlopu. Nazywają się zmiennymi, ponieważ co miesiąc mogą mieć inną wysokość, jest to m.in. wynagrodzenie za nadgodziny, premie regulaminowe jeśli nie są ustalone w stałej wysokości, prowizje.
Przykład:
Jeśli urlop przypada w sierpniu, uwzględniamy składniki zmienne wypłacone w maju, czerwcu i lipcu. Wynagrodzenie stałe i inne składniki stałe uwzględniamy w pełnej wysokości przypadającej do wypłaty w sierpniu czyli w miesiącu, w którym idziemy na urlop.
Uwaga: W przypadku wynagrodzenia wypłacanego „z przesunięciem” (np. do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni), liczy się data wypłaty, a nie okres, za który wynagrodzenie jest należne.
Przykłady obliczeń
Przykład 1
Urlop: 12–16 sierpnia 2024 (5 dni/40h).
- Wynagrodzenie stałe: 4800 zł brutto, dodatek funkcyjny: 400 zł
- Premia za sprzedaż wypłacona w trzech miesiącach poprzedzających urlop: maj – 250 zł, czerwiec – 400 zł, lipiec – 280 zł
- Wynagrodzenie wypłacane do końca miesiąca za dany miesiąc
Obliczenia:
- Wynagrodzenie stałe: 4800 + 400 = 5200 zł brutto
- Składniki zmienne: (250 + 400 + 280) ÷ 504 godziny (łączna liczba godzin przepracowanych w maju, czerwcu i lipcu) = 1,85 zł/h
- Wynagrodzenie zmienne za urlop: 1,85 zł × 40 godzin (czas urlopu) = 74 zł
Łączne wynagrodzenie za sierpień:
5200 + 74 = 5274 zł brutto
Przykład 2 Nowo zatrudniony pracownik
Zatrudnienie: od 1 sierpnia 2024.
Urlop: 10–15 sierpnia (5 dni).
- Wynagrodzenie stałe: 4800 zł brutto, premia regulaminowa (wg regulaminu przysługuje również za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym więc traktowana jest jak składnik stały wynagrodzenia): 500 zł brutto, prowizja za sprzedaż: 400 zł brutto.
Obliczenia:
- Wynagrodzenie za sierpień: 4800 + 500 + 400 = 5700 zł
- Wynagrodzenie zmienne za 1 godzinę: 400 zł (prowizja) ÷ (168 h – 40 h urlopu=czas przepracowany) = 3,13 zł/h
- Wynagrodzenie zmienne za urlop: 3,13 zł × 40 godzin = 125,20 zł
Łączne wynagrodzenie za sierpień:
5700 + 125,20 = 5825,20 zł brutto
W związku z tym, że brak miesięcy poprzedzających urlop, do wyliczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przyjmujemy składniki wypłacone w miesiącu urlopowym, który w tym przypadku jest jednocześnie pierwszym miesiącem zatrudnienia.
Przykład 3 Wynagrodzenie godzinowe
- Stawka godzinowa 42 zł brutto
- Premia regulaminowa 12% wynagrodzenia godzinowego
- Urlop wypoczynkowy 19-23.08.2024 (5 dni/40h).
Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie za miesiące maj, czerwiec i lipiec.
| Miesiąc | Liczba godzin przepracowanych | Wynagrodzenie zasadnicze wg przepracowanych godzin | Wysokość premii | Ogółem |
| Maj | 152 | 6384 zł | 766,08 zł | 7150,08 zł |
| Czerwiec | 180 | 7560 zł | 907,20 zł | 8467,2 zł |
| Lipiec | 176 | 7392 zł | 887,04 zł | 8279,04 zł |
| Razem | 508 | 21844 zł | 2560,32 zł | 24404,32 zł |
Ustalamy stawkę godzinową z powyższych zmiennych składników tj. 24404,32 : 508 = 48,04 zł
Ustalamy wynagrodzenie urlopowe za 5 dni urlopu tj. 48,04 zł x 40 h = 1921,60 zł
Ustalamy wynagrodzenie za czas przepracowany w miesiącu urlopowym tj. 42 zł x 128 h = 5376 zł
Ustalamy premię tj. 5376 zł x 12% = 645,12 zł
Łączne wynagrodzenie brutto za sierpień: 1921,60 + 5376 + 645,12 = 7942,72 zł
Chcesz się dowiedzieć jak wyliczyć wynagrodzenie od brutto do netto zajrzyj tutaj
Inne sytuacje
W przypadku zmiany wynagrodzenia w okresie branym pod uwagę do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego czyli przed pójściem na urlop lub w jego trakcie (np. podwyżki, zmniejszenia etatu lub zniesienia jakiegoś dodatku), podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się z uwzględnieniem tych zmian. Przykładowo w powyższym opisie sytuacji w miesiącu sierpniu czyli miesiącu urlopowym pracownikowi zniesiono premię regulaminową, w takim przypadku nie bierzemy pod uwagę do podstawy wynagrodzenia urlopowego również premii występującej w miesiącach wcześniejszych.
Uwaga: Gdy urlop przypada na przełomie miesięcy, wynagrodzenie urlopowe oblicza się oddzielnie dla każdego z miesięcy.
Mam nadzieję, że wyjaśniłam wątpliwości.
