Pytanie, które pada niezwykle często zwłaszcza pod koniec roku, kiedy to się okazuje, że pracownicy mają bardzo dużo zaległego urlopu do wykorzystania i pracodawca obawia się, że nie będzie miał kiedy go udzielić pracownikowi w następnym roku.

Odpowiedź nie jest taka jednoznaczna. 

Jako pracownik masz zapewnione przez konstytucję RP a następnie doprecyzowane przepisami kodeksu pracy, prawo do wolnych dni od pracy i corocznego płatnego urlopu. Mówi o tym dokładnie art. 152 kodeksu pracy. Dodatkowo jest też tam wyraźna informacja, że nie możesz zrzec się prawa do tego urlopu. Art. 161 kodeksu pracy mówi natomiast o tym, że pracodawca ma obowiązek udzielić Tobie urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabyłeś do niego prawo. To znaczy, że jeśli na rok przysługuje Ci 26 dni urlopu to nabywasz do niego prawo zawsze 1 stycznia i powinieneś wykorzystać te 26 dni do 31 grudnia. Mało tego, nie udzielenie urlopu w tym właśnie terminie jest wykroczeniem przeciwko Twoim prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

 Tak więc z jednej strony pracodawca ma obowiązek udzielić Ci urlopu, który nabyłeś w danym roku do końca tego roku ale z drugiej strony nie zawsze wie jak to mądrze zrobić, żeby obie strony były zadowolone. Pracodawca musi pamiętać, że naruszenie tego przepisu zawsze będzie obciążało jego, nawet jeśli niewykorzystanie urlopu nastąpi z Twojej winy, ponieważ Ty po prostu nie chciałeś skorzystać ze swojego urlopu.

Urlop niewykorzystany w danym roku zamienia się w tzw. urlop zaległy, który z kolei powinien zostać udzielony Tobie najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. 

Aby unikać sytuacji takich jak nieoczekiwane przymusowe wysyłanie pracowników na urlop, firma powinna wprowadzić taką politykę wewnętrzną, która pozwoli jej na sprawne zarządzanie urlopami pracowniczymi. Mówię tutaj o wprowadzeniu planów urlopów. W takim planie urlopów uwzględnia się wszystkie urlopy, zarówno te zaległe jak i bieżące. Pomija się urlop na żądanie, którego masz 4 dni w ciągu roku. 

Taka polityka pomaga nie tylko sprawnie zarządzać planami urlopowymi przez cały rok ale przede wszystkim zapobiega gromadzeniu się zaległych urlopów. W konsekwencji firma nie naraża się na zarzut popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika a i Ty jako pracownik pewnie będziesz bardziej zadowolony jeśli nie będziesz stawiany w sytuacji podbramkowej przez swojego szefa, ponieważ ten musi zrobić porządki kadrowe.

Nie ma przepisów, które narzucały by termin na ustalenie takich planów urlopowych, więc może to być plan np. ustalany do końca roku poprzedzającego rok na który urlopy są planowane. Plan urlopowy pracodawca ustala biorąc oczywiście pod uwagę wnioski pracowników ale też i przede wszystkim konieczność zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Co istotne wnioski pracowników nie są dla Twojego pracodawcy wiążące, tak więc jeśli zaplanowanie Twojego urlopu będzie kolidowało z możliwością zapewnienia płynności działania zakładu, możesz zostać poproszony o zmianę daty swojego urlopu lub pracodawca sam go dostosuje. 

Plan urlopu powinien zostać podany wszystkim pracownikom w sposób jaki macie przyjęty u siebie w zakładzie pracy np. zostać wywieszony na tablicy ogłoszeń lub wyłożony do wglądu w dziale kadr. 

Co istotne i tak na prawdę będące głównym celem sporządzania takich planów to to, że ustalenia zawarte w planie urlopów są wiążące dla obu stron i zmiany w ustalonych terminach mogą nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zerknij do art. 164 kodeksu pracy. Jest tam informacja o tym, że pracownik może przesunąć termin urlopu na wniosek umotywowany ważnymi przyczynami a pracodawca może przesunąć termin Twojego urlopu z powodu swoich szczególnych potrzeb, jeśliby się okazało, że Twoja nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Podobne zasady pracodawca może zastosować bez wprowadzania polityki planów urlopowych, w drodze indywidualnego porozumienia z Tobą. Wtedy może Cię zobowiązać do złożenia wniosków o cały Twój urlop z wyłączeniem urlopu na żądanie. Zasady są takie same jak przy planach urlopowych. 

Jako ciekawostka wspomnę, że istnieje wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 roku, który w kwestii udzielania pracownikowi urlopu stoi po stronie pracodawców (I PK 124/05). Podkreśla on znaczenie przepisów kodeksu pracy, które mówią o tym, że pracodawca jest zobowiązany udzielić Tobie urlopu w konkretnym roku i w konkretnym wymiarze a Ty jako pracownik nie masz prawa się tego urlopu zrzec, więc nie możesz odmówić jego wykorzystania.

Podsumowując pracodawca może wysłać Cię na przymusowy urlop ale tylko ten zaległy, bieżący natomiast jeśli będzie chciał zostanie sprawnie rozdysponowany tak jak przewidują to przepisy kodeksu pracy.