Rok 2026 przyniesie kolejne zmiany w przepisach Kodeksu pracy. Mowa o nowych regulacjach dotyczących sposobu wyliczania stażu pracy pracownika.
Nowe przepisy wywołują wiele pytań, zarówno po stronie pracowników jak i pracodawców. Co konkretnie się zmieni? Jakie obowiązki w związku z tymi zmianami będzie miał pracodawca a jakie pracownik? Czy wszystkim pracownikom opłaca się od razu dokumentować cały swój staż pracy na nowych zasadach? O tym wszystkim przeczytasz w artykule poniżej – zapraszam do lektury.
Ogólny staż pracy
Ogólny staż pracy to okres, do którego zaliczany jest każdy udokumentowany okres aktywności zawodowej pracownika, nie tylko u danego pracodawcy. Do tego stażu wliczamy nie tylko okresy zatrudnienia ale np. okresy nauki.
Od ogólnego stażu zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony a także prawo do emerytury lub renty.
Przeczytaj również: wymiar urlopu wypoczynkowego
Zakładowy staż pracy
Zakładowy staż pracy, to okres pracy wyłącznie u danego pracodawcy. Liczony od momentu podpisania pierwszej umowy o pracę. Od tego rodzaju stażu może zależeć m.in. wysokość dodatku stażowego, wysokość odprawy (np. przy zwolnieniach grupowych), pierwszeństwo w awansie czy dostęp do benefitów.
Przeczytaj również: Jawność wynagrodzeń
Nowe okresy wliczane do stażu pracy
Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, do stażu pracy będzie można wliczać takie okresy jak:
1. okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Również okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia działalności, jeśli przedsiębiorca korzystał w tym czasie z tzw. „ulgi na start” czyli opłacał tylko składkę zdrowotną;
2. okres współpracy z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą;
3. okres prowadzenia działalności gospodarczej jako wspólnik jednoosobowej sp. z o.o., wspólnik spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
4. okres pełnienia funkcji komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej;
5. okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem – pod warunkiem opłacania składek emerytalnych i rentowych;
6. okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą – również pod warunkiem opłacania składek emerytalno-rentowych;
7. okres pracy za granicą na podstawie innej niż umowa o pracę;
8. okres wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług np. umowa uaktywniająca dla niań;
9. okres wykonywania umowy agencyjnej;
10. okres współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę agencyjną lub inną umowę o świadczenie usług;
11. okres członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
12. okres członkostwa w spółdzielni kółek rolniczych.
Okresy wymienione w pkt. 1 – 4 oraz 7 – 12 będą wliczone do stażu pracy pod warunkiem podlegania w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, chyba że nie podleganie tym ubezpieczeniom wynika z odrębnych przepisów.
Wyjątek (poza pkt 5,6) stanowi również okres współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z tzw. „ulgi na start”. Okres ten zostanie zaliczony do stażu pracy, jeśli osoba współpracująca opłacała składki emerytalno – rentowe.
Przykłady niepodlegania ubezpieczeniom
– umowa zlecenia studenta do 26 r.ż. Umowa taka na podstawie art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
– jednoczesne prowadzenie działalności i praca na etacie, gdzie miesięczne wynagrodzenie jest równe lub większe niż minimalne wynagrodzenie. Wtedy z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej przedsiębiorca może opłacać wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Mówi o tym art. 9 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
– umowa zlecenia zawarta z własnym pracownikiem. Umowa taka na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, nie podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego.
Kim jest osoba współpracująca
Zgodnie z zapisem art. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność lub zleceniobiorcami uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.
Jak dokumentować nowe okresy
Nowe przepisy wskazują, że podstawowym dokumentem potwierdzającym powyższe okresy będzie zaświadczenie pozyskane z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednak zaświadczenia takiego nie otrzymamy, jeśli okresy, które chcemy potwierdzić, nie były zgłoszone do ZUS czyli np. umowa zlecenia studenta do 26 r.ż. W takim przypadku wymagane będą inne dokumenty, nie wskazane jednak konkretnie przez ustawodawcę. Zakładać można, że sama umowa zlecenie powinna być takim dokumentem. Jednak pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy przedstawienie samej umowy będzie wystarczające. Nie są oni bowiem w stanie stwierdzić, czy taka umowa nie została rozwiązana wcześniej niż wskazywałyby na to jej daty.
Dodatkowym dokumentem w takiej sytuacji może być np. oświadczenie zleceniobiorcy, co do okresu trwania umowy zlecenie, rachunki wystawione podczas trwania umowy lub wykaz godzin potwierdzający przepracowany okres.
Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku potwierdzania okresów pracy poza granicami kraju, na podstawie innej niż umowa o pracę. Ustawodawca również nie wskazuje jakie dokumenty powinny być przedstawione przez pracownika aby te okresy potwierdzić. Pracodawca będzie musiał stwierdzić, czy to co otrzymał od pracownika jest wystarczające.
Przeczytaj również: Sposób w jaki pracodawca może rozwiązać umowę o pracę
Data obowiązywania nowych przepisów
Mamy dwie daty rozpoczęcia obowiązywania przepisów:
– 1.01.2026 dla pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
– 01.05.2026 dla sektora prywatnego.
Termin dokumentowania dodatkowych okresów
Dla pracowników zatrudnionych odpowiednio w dniu 01.01.2026 lub 01.05.2026 termin na udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia to 2 lata od powyższych dat. Po tym terminie pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględniania takich dokumentów i naliczania dodatkowych okresów zatrudnienia.
Co ważne, uprawnienia wynikające z dłuższego stażu pracy, pracownik nabywa dopiero od 01.01.2026 lub 01.05.2026. Pracownicy nie nabywają roszczeń do uprawnień za lata wcześniejsze.
Kiedy warto przemyśleć liczbę dokumentowanych lat
Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych powinny przemyśleć kwestię dokumentowania stażu pracy pod kątem nagrody jubileuszowej.
Nagroda jubileuszowa to obligatoryjny element wynagrodzenia urzędników państwowych, członków korpusu służby cywilnej i pracowników samorządowych.
Pierwsza nagroda jubileuszowa przysługuje po 20 latach ogólnego stażu pracy.
Przykład:
Pracownikowi brakuje 3 lat do nagrody jubileuszowej. Przedstawił dokumenty potwierdzające dodatkowe 4 lata stażu pracy (np. na podstawie umowy zlecenie). Jego staż wyniesie 21 lat – ale nie otrzyma on nagrody jubileuszowej za 20-lecie, ponieważ przepisy nie przewidują prawa do roszczeń za okresy wcześniejsze.
Przepisy przejściowe
Udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia może mieć wpływ na długość okresów wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy pracownik wcześniej wykonywał u swojego pracodawcy umowę zlecenia.
W związku z tym ustawodawca wprowadza przepisy przejściowe, które mówią, że okresy wypowiedzenia umów o pracę trwające w trakcie wejścia w życie przepisów, nie ulegną zmianie.
Podsumowanie
Wprowadzane zmiany od 2026 r. to bez wątpienia wynik bardziej nowoczesnego spojrzenia na obecny rynek pracy. Przez wiele lat części aktywności zawodowej wielu pracowników nie brano w ogóle pod uwagę. Tak jakby wykonywanie pracy w formie samozatrudnienia lub na podstawie umowy zlecenia było mniej wartościowe od wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę. Była to z pewnością pewnego rodzaju niesprawiedliwość.
Od 2026 r. nowe przepisy tak jakby potwierdzały, że praca to praca. Bez znaczenia na jakiej podstawie jest wykonywana.
Choć sam kierunek zmian należy ocenić pozytywnie, nie sposób nie zauważyć pewnej kontrowersji. Mianowicie utraty przywilejów pracowniczych z lat poprzednich. Pracownicy, którzy zgodnie z nowymi przepisami mogliby już dawno korzystać z dodatkowych uprawnień, nabędą do nich prawo dopiero od dnia wejścia przepisów w życie.
Dodatkowym problemem może się okazać brak doprecyzowania przez ustawodawcę jakie dokumenty mają potwierdzać okresy pracy, które nie były zgłaszane do ZUS. Pracownik przedstawi dokumenty a pracodawca ma określić, czy są wystarczające. Może to rodzić niepotrzebne nieporozumienia na linii pracownik – pracodawca oraz wątpliwości w działach kadrowych.
Niemniej jednak współczesny rynek pracy nie opiera się tylko i wyłącznie na umowach o pracę. Jest on znacznie bardziej elastyczny i różnorodny pod kątem form zatrudnienia.
Zróżnicowane formy aktywności zawodowej zasługują na odzwierciedlenie w uprawnieniach pracowniczych – i właśnie temu mają służyć nowe przepisy.
